Descripción del modelo

¿Qué es el Cubo del Sistema de Gestión?

El Cubo del Sistema de Gestión es un modelo marco universal con el que generar el sistema de gestión óptimo para cualquier organización, entendiéndose por sistema de gestión óptimo aquel que maximiza simultáneamente el valor para las tres partes de la organización:

  • Mayor rentabilidad para los empresarios.
  • Productos y servicios de calidad para los clientes.
  • Felicidad laboral para los empleados.

Para ello el Cubo del Sistema de Gestión parte de los principios de Lean y Agile y los sintetiza en las siete dimensiones de gestión presentadas sobre un cubo de Rubik de 2×2.

¿Cómo está organizado?

El modelo del Cubo del Sistema de Gestión organiza las siete dimensiones de la gestión en torno a un cubo de Rubik de 2×2 de la siguiente manera:

  1. Propósito: cara roja del cubo.
  2. Estructura: cara verde del cubo.
  3. Personas: cara azul del cubo.
  4. Rituales: cara naranja del cubo.
  5. Códigos: cara amarilla del cubo.
  6. Herramientas: cara morada del cubo.
  7. Ciclo de vida: son los engranajes internos que movilizan las piezas del cubo.

Además el Cubo del Sistema de Gestión propone el liderazgo Lean-Agile como el pegamento que mantiene todos los elementos unidos.

El Cubo del Sistema de Gestión desglosa en piezas y fases individuales cada una de las siete dimensiones y trata el liderazgo como un componente holístico resultado de trabajar correctamente con el resto de elementos del sistema de gestión.

¿Por qué Lean y Agile?

Lean y Agile han demostrado ser las metodologías más potentes para incrementar el valor producido por organizaciones de todo el mundo y han sido declaradas por autores tales como Stephen Denning, como el nuevo paradigma de gestión del siglo XXI.

Por ello, el Cubo del Sistema de Gestión toma los principios fundamentales de Lean y Agile y formula técnicas paso a paso con las que ponerlos en práctica. Para ello, no solo se apoya en Lean y Agile, sino que toma técnicas de otras muchas metodologías entre las que se encuentran:

  • Scrum
  • SAFe
  • Management 3.0
  • Kaizen
  • Business Process Management
  • Six Sigma
  • Excelencia Operacional
  • Behavioral Psychology
  • Etc…

¿Cómo puedo ponerlo en práctica?

Mediante la lectura del libro del Cubo del Sistema de Gestión se da respuesta a los tres requisitos que son necesarios para realizar con éxito una verdadera transformación:

  1. La base teórica.
  2. Técnicas prácticas específicas.
  3. Un sistema interconectado.

Para cambiar la forma de gestionar se debe primero saber por qué hay que cambiarla. En este sentido el Cubo del Sistema de Gestión proporciona una base teórica que es imprescindible conocer.

Esta transformación requiere ante todo adoptar nuevos comportamientos en el día a día. Aquí es donde, más allá del propio modelo, destaca el Cubo del Sistema de Gestión, proporcionando técnicas prácticas paso a paso muy detalladas pero a la vez fáciles de seguir por cualquiera.

Por último, cambiar algo de manera aislada nunca produce los resultados esperados, siendo necesario cambiar el conjunto del sistema del que forma parte. Esta es la ventaja fundamental del modelo del Cubo del Sistema de Gestión, ya que plantea todo un sistema interconectado donde todos los elementos de gestión se refuerzan entre sí de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿Qué tipo de técnicas plantea?

La teoría es necesaria, pero si no se lleva a la práctica no vale para nada. Al contrario de otros libros, el Cubo del Sistema de Gestión pretende proporcionar las técnicas prácticas con las que hacer de los principios Lean-Agile una realidad en cualquier organización.

Con este propósito, el Cubo del Sistema de Gestión presenta técnicas específicas para cada una de las piezas y fases del modelo. Algunas de esas técnicas son las siguientes:

  • Kanban, Scrum, Priorización, Retrospectivas, Gestión de proyectos…
  • Kaizen, PDCA, 5S, Job shadowing, Takt time, Estandarización…
  • OKR, PI planning, Selección, Reuniones diarias, Diagramas de flujo…
  • Hackathons, A3, Facilitación, Coaching, 5 Porqués, Gestión del cambio…

El formato con el que se presentan dichas técnicas es el de talleres y actividades paso a paso, fáciles de seguir por cualquiera ya que para todas ellas se indica, además los materiales, la participación y el tiempo necesarios.

¿En qué consiste la cara Propósito?

La cara Propósito trata acerca de cómo crear un potente e inspirador porqué que sea compartido por toda la organización, actuando de esta manera como principal fuente de alineamiento y motivación para todas las personas que la componen.

Esta cara está constituida por las piezas:

  • Misión-visión: La verdadera razón de ser de la organización.
  • Principios: Aquellos valores y afirmaciones que definen quiénes somos.
  • Valor para el cliente: El foco de toda la actividad en la organización.
  • Objetivos: La materialización de la estrategia de la organización.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas piezas de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste la cara Estructura?

La cara Estructura trata sobre cómo crear una estructura que permita organizar el trabajo. Debe ser una estructura que además sea lo suficientemente dinámica para poder adaptarse al cambio continuo y que permita interconectar todas las áreas para enriquecer el conocimiento transversal.

Esta cara está constituida por las piezas:

  • Procesos: Los bloques de actividad que la organización usa para crear valor para sus clientes.
  • Roles: Los cometidos o funciones que desempeña cada persona.
  • Equipos: Fundamentales para fomentar la colaboración por su efecto multiplicador sobre el valor generado por cada persona.
  • Gobierno: Todo lo relativo a la toma de decisiones en la organización.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas piezas de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste la cara Personas?

La cara Personas busca asegurar que la organización cuente con las personas más adecuadas, mejor preparadas y con el nivel de energía óptimo para desempeñar el trabajo.

Esta cara está constituida por las piezas:

  • Seleccionar: Las actividades necesarias para seleccionar personas que desempeñen los roles identificados.
  • Desarrollar: Aumentar las competencias de las personas que forman parte de la organización.
  • Energizar: Todo lo necesario para que las personas tengan una energía y motivación óptimas.
  • Compensar: Cómo compensar económicamente a las personas de manera justa y sin afectar negativamente sus niveles de energía.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas piezas de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste la cara Rituales?

La cara Rituales define una serie de reuniones de carácter casi ceremonial, que constituyen la base sobre la que afianzar los comportamientos clave que resultan del resto de elementos del sistema de gestión.

Esta cara está constituida por las piezas:

  • Piñas de equipo: Reuniones muy rápidas (15 min) y muy frecuentes (idealmente diaria) para mantener un alto grado de colaboración dentro del equipo.
  • Retrospectivas: Talleres en los que el equipo reflexiona conjuntamente en aquellos cambios a introducir de acuerdo a sus experiencias inmediatas.
  • Paseos gemba: Paseos por el lugar del trabajo realizados con el doble propósito de aprender y de desarrollar el espíritu de mejora continua.
  • Reuniones uno-a-uno: Reuniones de carácter privado en las que el líder del equipo potencia el desarrollo y el nivel de energía de cada persona.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas piezas de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste la cara Códigos?

La cara Códigos representa el acuerdo compartido de la mejor manera, conocida hasta la fecha, de hacer las cosas en la organización, constituyendo de esa manera la esencia de la excelencia y la mejora.

Esta cara está constituida por las piezas:

  • Reglas: Aquellos códigos de aplicación más general, definidos fundamentalmente para mitigar riesgos conocidos a nivel global en la organización.
  • Diagramas de flujo: Son los “mapas de carreteras” de la organización que permiten que el trabajo fluya entre diferentes roles y áreas.
  • Trabajo estándar: Las referencias que permiten desempeñar de la mejor manera posible cada una de las actividades.
  • Definiciones operacionales: Definiciones claras, no ambiguas, de cualquier concepto operacional.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas piezas de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste la cara Herramientas?

La cara Herramientas complementa el resto del sistema de gestión proporcionando todo aquello que es necesario para que las personas puedan desempeñar su trabajo con la mayor eficiencia y calidad.

Esta cara está constituida por las piezas:

  • Dinero: Esencialmente una meta-herramienta (permite acceder a otras herramientas) que todas las personas de la organización deben saber gestionar.
  • Equipamiento: Todo aquel equipamiento considerado básico y de uso estándar en cada sector.
  • Tecnología: El hardware y software más avanzado que, bien gestionados, pueden multiplicar el rendimiento de la organización.
  • Proyectos: Otra meta-herramienta que permite, no sólo construir otras herramientas, sino también desarrollar nuevos productos y servicios, y mejorar el sistema de gestión.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas piezas de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste el Ciclo de Vida?

El Ciclo de Vida asegura que el sistema de gestión permanece vivo en perpetua evolución para hacer frente a las necesidades de cambio tanto internas como externas. El Cubo del Sistema de Gestión modela el Ciclo de Vida como los engranajes que mueven internamente el cubo de Rubik.

El Ciclo de Vida está constituido por las fases:

  • Despliegue: Fase de gestión del cambio en la que se materializa tanto el nuevo sistema de gestión como todas las nuevas mejoras posteriores.
  • Análisis: Fase que permite sacar conclusiones lógicas suficientemente fundamentadas sobre las que tomar decisiones.
  • Mejora: Fase que engloba tanto la mejora continua como la innovación, ambas necesarias para orientar la organización a la excelencia.

El Cubo del Sistema de Gestión proporciona técnicas prácticas específicas para trabajar e implementar cada una de estas fases de acuerdo a principios Lean-Agile.

¿En qué consiste el liderazgo?

El liderazgo es un componente crítico del sistema de gestión, pues solo gracias a él es posible aplicar de manera consistente el resto de caras y fases del Cubo del Sistema de Gestión. Es por esto que en el modelo se representa a través de las pestañas donde va el pegamento que lo mantiene unido.

Esencialmente, el liderazgo es el conjunto de comportamientos mediante los que los líderes de la organización aseguran que la organización aplica sistemáticamente las técnicas del modelo, a la vez que permanece 100% enfocada a los principios Lean-Agile.

Para trabajar estos comportamientos, el Cubo del Sistema de Gestión plantea un nuevo paradigma de liderazgo y establece recomendaciones específicas para cada pieza y fase del sistema de gestión.

Recursos complementarios